Niezgodności z przepisami dotyczące pracowników zewnętrznych nie są już drobnymi błędami administracyjnymi — stanowią one ryzyko sięgające wielu milionów euro.
W 2023 r. firma Nike stanęła w obliczu potencjalnych strat w wysokości ponad 100 mln USD w Belgii i 76 mln USD w Holandii z powodu błędnej klasyfikacji wykonawców, natomiast w 2024 r. prokuratura zaproponowała nałożenie na firmę PostNL Belgium grzywny w wysokości 24 mln euro w wyniku nalotów na magazyny i dochodzeń karnych.
Przeprowadziliśmy wywiad z Dennisem Van de Vijverem, kierownikiem ds. rozwoju biznesowego w firmie Ework Belgium, na temat tego, jak uniknąć kryzysów finansowych, prawnych i wizerunkowych.
Pokazuje to, że zgodność z przepisami nie jest już ryzykiem teoretycznym – jest bardzo realna i bardzo kosztowna. Belgia ma bardzo rygorystyczne ramy prawa pracy, zwłaszcza jeśli chodzi o pracę tymczasową, klasyfikację freelancerów oraz zakaz nielegalnego przekazywania uprawnień pracodawcy. Gdy firmy zacierają granice między wykonawcą a pracownikiem, konsekwencje finansowe mogą być ogromne.
To, co sprawia, że ostatnie sprawy są tak uderzające, to nie tylko wysokość kar, ale fakt, że dotyczyły one dużych, zaawansowanych organizacji międzynarodowych. Pokazuje to, że żadna firma nie jest odporna na takie sytuacje, jeśli jej system zarządzania nie jest bezbłędny.
Ponieważ sposób, w jaki firmy korzystają z zewnętrznych specjalistów, uległ radykalnej zmianie. Dzisiejsze organizacje stosują modele mieszanej siły roboczej: freelancerzy, podwykonawcy, konsultanci projektowi, zlecenia oparte na opisie zakresu prac (Statement of Work), międzynarodowi wykonawcy – wszyscy podlegają różnym ramom prawnym. Ryzyko pojawia się, gdy rzeczywistość operacyjna nie pokrywa się ze strukturą umowy. Na przykład firma może określić usługi, których oczekuje od freelancera (wyniki pracy), wraz z terminami realizacji oraz wymaganiami jakościowymi i/lub funkcjonalnymi dotyczącymi tych wyników. Jednak z prawnego punktu widzenia firma nie może instruować freelancera, w jaki sposób ma on organizować swoją pracę, nie może też stale nadzorować jego pracy ani w pełni integrować go z organizacją. Organy nadzorujące skupiają się w szczególności na zapobieganiu pozornej samozatrudnieniu i nielegalnemu leasingowi pracowników. Egzekwowanie przepisów w tym zakresie jest coraz bardziej rygorystyczne.
Najczęstsze błędy mają zaskakująco praktyczny charakter:
Traktowanie freelancerów jak pracowników etatowych
Stosowanie niewłaściwego rodzaju umowy w stosunku do faktycznie wykonywanej pracy
Wydawanie poleceń sugerujących uprawnienia pracodawcy
Sporządzanie niejasnych zakresów zadań bez określenia konkretnych rezultatów
Aby uniknąć tych zagrożeń, należy podjąć kilka kluczowych kroków:
1. Po pierwsze, należy dokładnie zrozumieć różnice między rodzajami umów.
2. Po drugie, należy dostosować codzienny nadzór do ram prawnych.
3. Po trzecie, należy scentralizować zarządzanie zamiast pozwalać, by każdy dział samodzielnie zarządzał wykonawcami. Niezgodność z przepisami często nie wynika z uchybień prawnych, lecz operacyjnych.
Działamy jako partner zapewniający uporządkowaną zgodność z przepisami. Oznacza to zapewnienie prawidłowej klasyfikacji od samego początku, stosowanie struktur umów zgodnych z belgijskim prawem pracy oraz jasne określenie ról, obowiązków i granic uprawnień. Dzięki usługom zarządzanym (MSP) i systemom zarządzania dostawcami (VMS) wbudowujemy zgodność z przepisami w sam proces – nie jako dodatek, ale jako część przepływu pracy związanego z pozyskiwaniem pracowników. Szkolimy również menedżerów ds. rekrutacji i zespoły ds. zamówień, ponieważ zgodność z przepisami nie dotyczy wyłącznie działu prawnego, ale jest obecna w codziennych działaniach operacyjnych.
Zdecydowanie staje się przewagą konkurencyjną. Firmy, które właściwie podchodzą do kwestii zgodności z przepisami, zyskują stabilność, wiarygodność oraz niezakłócony dostęp do talentów. Unikają dochodzeń, opóźnień w realizacji projektów oraz utraty reputacji. Na rynku, na którym egzekwowanie przepisów staje się coraz bardziej rygorystyczne – nie tylko w Belgii, ale także w Holandii, Wielkiej Brytanii i w całej Europie – firmy, które proaktywnie budują strategie pozyskiwania pracowników zgodne z przepisami, mają lepszą pozycję do długoterminowego wzrostu.
Bezpieczeństwo dzisiaj oznacza brak niespodzianek jutro. A na rynku, na którym naruszenia zgodności mogą kosztować miliony, takie bezpieczeństwo jest bezcenne.